I/ Về sự phân công nhiệm vụ:
Để tạo điều kiên thuận lợi trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, Trung tâm phân công nhiệm vụ của cán bộ như sau:
1. Đ/c Phạm Ngọc Tân - Giám đốc:
Phụ trách và chịu trách nhiệm chung toàn bộ mọi hoạt động của Trung tâm; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về công tác đào tạo đại học hình thức vừa làm vừa học.
Trực tiếp theo dõi chỉ đạo các phần hành sau:
- Tuyển sinh: Tiếp nhận và soạn thảo các công văn của địa phương về liên kết đào tạo; làm việc với đối tác; lập kế hoạch tuyển sinh; lập hội đồng tuyển sinh, tổ chức thi tuyển sinh; chỉ đạo lên điểm và soạn quyết định trúng tuyển;
- Tốt nghiệp: Lập kế hoạch tốt nghiệp, thành lập hội đồng tốt nghiệp; tổ chức thi tốt nghiệp; chỉ đạo lên điểm và soạn quyết định công nhận tốt nghiệp;
- Thảo các quyết định học bổ sung kiến thức;
- Ký bảng điểm toàn khóa của sinh viên và của các lớp;
- Xử lý những trường hợp chuyển trường, chuyển hệ đào tạo;
- Tiếp nhận hồ sơ miễn học, miễn thi và thảo quyết định miễn học, miễn thi;
- Thảo công văn đối ngoại của Trường liên quan đến Trung tâm;
- Lập kế hoạch mua phôi bằng, cấp phát bằng tốt nghiệp;
- Làm việc với các phòng ban, BGH về những công việc của Trung tâm;
- Tổ chức biên soạn khung chương trình, chương trình chi tiết; thảo văn bản quy định của Hiệu trưởng về hệ vừa làm vừa học;
- Lập kế hoạch khai, bế giảng;
- Là người chịu trách nhiệm về phát ngôn của Trung tâm;
- Chịu trách nhiệm về tài chính của Trung tâm .
2. Đ/c Bùi Văn Dũng - Phó Giám đốc:
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Ban Giám hiệu Nhà trường về những phần việc được phân công.
Phụ trách và theo dõi các phần hành sau:
- Quản lý đào tạo các lớp thuộc các ngành: Luật, Công tác xã hội, Quản lý Văn hóa, Khuyến nông, Kinh tế nông nghiệp, Báo chí (bao gồm từ phối hợp với các khoa lập thời khóa biểu, lịch thi, tổ chức thi lại; thảo kế hoạch tổng thể kết thúc khóa, triển khai kế hoạch thực tập cuối khóa...).
- Làm đề thi tuyển sinh, tốt nghiệp, đề thi chuyển đổi; lập dự thảo kinh phí thi tuyển sinh, tốt nghiệp;
- Ký bảng điểm từng kỳ học của các lớp sinh viên; ký xác nhận các giấy tờ sinh viên những lớp phụ trách;
- Thay mặt Giám đốc ký xác nhận các bản thanh toán giờ dạy của giảng viên;
- Đôn đốc thu học phí;
- Bố trí cán bộ coi thi học phần, thi lại những lớp phụ trách; bố trí cán bộ coi thi chuyển đổi;
- Phụ trách mạng và Website của Trung tâm;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
2. Đ/c Lê Văn Hậu - Phó Giám đốc:
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Ban Giám hiệu Nhà trường về những phần việc được phân công.
Phụ trách và theo dõi các phần hành sau:
- Quản lý đào tạo các lớp của các ngành: Giáo dục Mầm non, Giáo dục Tiểu học, Quản lý Giáo dục, Kế toán, Quản trị kinh doanh,Quản lý Kinh tế, Quản lý Đất đai, Ngôn ngữ Anh, Kỹ thuật Xây dựng, Kỹ thuật Xây dựng CTGT (bao gồm từ phối hợp với các khoa lập thời khóa biểu, lịch thi, tổ chức thi lại; thảo kế hoạch tổng thể kết thúc khóa, triển khai kế hoạch thực tập cuối khóa...).
- Chuẩn bị hồ sơ, mua phôi; in bằng tốt nghiệp;
- Ký bảng điểm từng kỳ học các lớp sinh viên; ký xác nhận các giấy tờ sinh viên những lớp phụ trách;
- Bố trí cán bộ coi thi học phần, thi lại các lớp phụ trách;
- Phụ trách cơ sở vật chất của Trung tâm: Giấy thi, giấy nháp, văn phòng phẩm; sửa chữa, mua sắm tài sản của Trung tâm ;
- Đôn đốc thu học phí;
- Làm việc với Bộ GD & ĐT về hệ VLVH theo ủy quyền của Giám đốc;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
4. Đ/c Lê Duy Linh – Chuyên viên:
- Thảo hợp đồng đào tạo và triển khai ký hợp đồng; thanh lý hợp đồng đào tạo;
- Làm thủ tục thanh toán kinh phí giảng dạy, coi thi cho giảng viên;
- Gửi hồ sơ và quyết toán kinh phí hồ sơ;
- Hoàn thành thủ tục liên quan đến phòng KH-TC để nhận phôi bằng;
- Nhận, bảo quản phôi bằng tốt nghiệp (từ phòng KH-TC), phôi bản sao bằng tốt nghiệp và cấp phát phôi để in bằng, in bản sao;
- Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản kinh phí của Trung tâm liên quan phòng KH-TC;
- Tiếp nhận danh sách sinh viên từng kỳ (qua cán bộ coi thi HP) và chuyển cho Đ/c Hùng để chốt danh sách sinh viên;
- Đôn đốc thu học phí;
- Thủ quỹ của Trung tâm;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
5. Đ/c Nguyễn Huy Hùng – Chuyên viên:
- Xử lý hồ sơ tuyển sinh và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ; bảo quản, sắp xếp hồ sơ tuyển sinh; Xử lý hồ sơ học viên bổ sung kiến thức;
- Quản lý sinh viên tất cả các lớp (Nhập danh sách sinh viên, tạo lớp, bổ sung danh sách, chốt danh sách từng kỳ...);
- Nhập khung chương trình đào tạo của các lớp trên phần mềm;
- Nhân bản đề thi tuyển sinh, tốt nghiệp; triển khai chấm thi tuyển sinh, tốt nghiệp;
- Lên điểm thi tuyển sinh, thảo quyết định trúng tuyển;
- Tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ chuyển lớp; thảo quyết định chuyển lớp, nhập vào danh sách của lớp;
- Quản lý quyết định chuyển lớp:
- In giấy chứng nhận cho học viên chuyển đổi;
- Cấp phát bằng tốt nghiệp;
- Liên hệ làm thẻ sinh viên và gửi đến các lớp;
- Giúp Giám đốc thực hiện công tác thống kê, kiểm định chất lượng của Trung tâm;
- Quản lý và thu hồi công nợ;
- Thụ lý hồ sơ xin cấp lại bằng, thay đổi thông tin cá nhân trình Giám đốc;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
6. Nguyễn An Hòa – Chuyên viên:
- Thu nhận và chịu trách nhiệm về hồ sơ tuyển sinh; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ liên kết phía Nam; quản lý hồ sơ các lớp;
- Phụ trách các lớp tại TP Hồ Chí Minh, Bà Rịa-Vũng Tàu, Bình Dương và các tỉnh Đông-Tây Nam Bộ (nếu có) bao gồm:
+ Trực tiếp quản lý các lớp; lập kế hoạch học, thi (dưới sự chỉ đạo của các Đ/c PGĐ); chốt danh sách các lớp từng kỳ hoc; tổ chức thi lại; làm thẻ sinh viên;
+ Bố trí giáo viên thỉnh giảng; thanh toán kinh phí cho GV thỉnh giảng;
+ Đôn đốc các đơn vị liên kết thu học phí;
- Tìm kiếm và làm việc với các đối tác mới;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
7. Đ/c Hoàng Thị Lê – Cán bộ hợp đồng:
- Phụ trách điểm thi tất cả các lớp; in và gửi bảng điểm cho các đơn vị liên kết và lớp sinh viên;
- Nhập điểm thi tốt nghiệp, thảo quyết định công nhận tốt nghiệp; in giấy chứng nhận tốt nghiệp, bảng điểm sinh viên; chuẩn bị hồ sơ thi học phần, thi lại, thanh toán kinh phí thi lại;
- Quản lý các văn bản: Quyết định trúng tuyển, quyết định công nhận tốt nghiệp;
- Trình ký, xin ký nháy (Phòng KH-TC), photocopy và quản lý các văn bản của Trung tâm (Kết quả và quyết định trúng tuyển, kết quả và quyết định công nhận tốt nghiệp, các loại văn bản khác....);
- Cấp phát giấy chứng nhận và bảng điểm;
- Thực hiện các công việc khác khi Giám đốc phân công.
II/ Một số quy định chung:
1/ Nguyên tắc công tác:
- Đoàn kết-thống nhất, chia sẻ công việc
- Công bằng, minh bạch trong đánh giá, công việc và quyền lợi.
- Góp ý, trao đổi thắng thắn.
- Hoà nhã, vui vẻ với đồng nghiệp, khách và sinh viên.
2/ Một số quy định trong công tác:
1- Đi làm đúng giờ. Không bỏ công sở để làm việc riêng. Nghỉ việc phải báo cáo Giam đốc Trung tâm.
2- Chấp hành sự phân công nhiệm vụ của Giám đốc Trung tâm.
3- Giải quyết kịp thời công việc được giao:
- Hoàn thành gửi kết quả tuyển sinh, quyết định trúng tuyển, giấy báo trúng tuyển chậm nhất 20 tuần kể từ khi thi tuyển sinh.
- Chậm nhất 20 ngày kể từ khi thi tốt nghiệp, hoàn thành nhập điểm, ra quyết định công nhận tốt nghiệp, ký nháy tại phòng KH-TC, nhân bản và gửi cho các đơn vị liên kết; Gửi giấy chứng nhận tốt nghiệp chậm nhất 20 ngày sau khi thi TN.
4- Sau khi nhập học 10 ngày phải yêu cầu địa phương gửi danh sách lớp để chốt số lượng sinh viên.
5- Phát ngôn đúng tuyến, đúng sự thật;
6- Giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của sinh viên và khách.